Die Aufgabe von Hörakustikern und Hörakustikerinnen ist eindeutig die Beratung von Kunden bzw. Patienten sowie das Anpassen von Hörgeräten. Doch so, wie es notwendig ist, gewisse Materialien für den reibungslosen Ablauf des Geschäfts zu besorgen, ist es auch notwendig, sich um Personalangelegenheiten zu kümmern.
Nur wer soll das machen? Und vor allem wann?
Wir alle kennen das Thema Zeitnot – und verharren daher gerne in historisch gewachsenen Strukturen. Denn wir schenken dem Vertrauen, was wir kennen. Dabei lohnt es sich, regelmäßig zu hinterfragen, ob es zwischenzeitlich nichts Besseres gibt. Ein Werkzeug vielleicht, welches die Arbeit erleichtert. Ein Prozess, der Zeit spart. Und Nerven.
Betrachten wir doch mal die Urlaubsplanung oder generell Abwesenheiten im Betrieb etwas näher:
- Verwenden Sie für die Urlaubsbeantragung Papier-Vorlagen, die händisch ausgefüllt, unterschrieben und ebenso genehmigt werden?
- Oder sind hierfür E-Mails das Mittel Ihrer Wahl?
- Übertragen Sie die Daten dann in einen Wandkalender oder eine Excel-Liste?
- Werden die Anträge und Genehmigungen im Nachgang in einem Ordner abgelegt – sei es in einem Aktenschrank oder auf einem Computerlaufwerk?
Wenn ja, dann sind das viele einzelne Arbeitsschritte. Und Sie müssen die Dokumentation an unterschiedlichen Orten aufbewahren. Das kostet Zeit – und Sie brauchen eine gute Orientierung.
Wahrscheinlich versuchen Sie, das nebenbei zu managen. Und das gelingt ganz gut. Bis plötzlich eine Genehmigung nicht mehr auffindbar ist. Und am Ende zwei Mitarbeitende parallel in den Urlaub gehen, obschon Sie das personell gar nicht kompensieren können. Oder Sie einem den Urlaub absagen und dieser – zugegebenermaßen berechtigt – enttäuscht oder wütend ist.
Daneben gibt es auch noch Krankheitstage, vielleicht Gleittage, Mutterschutz, Elternzeit. All dies gilt es irgendwo festzuhalten und in Teilen für die Mitarbeitenden sichtbar zu machen.
Ein sehr interessantes und gleichzeitig umstrittenes Thema ist auch die Zeiterfassung:
- Halten Sie die Arbeitszeiten auf einem Stundenzettel fest, der sich an den Ladenöffnungszeiten orientiert?
- Oder führen Sie eine Excel-Liste, in der jeder Reiter für einen Mitarbeitenden steht?
- Benutzen Sie eine Stempeluhr, die im Laden montiert ist?
- Oder denken Sie, Zeiterfassung ist bei Ihrer Firmengröße gar nicht notwendig?
Weit gefehlt! Zeiterfassung ist in Deutschland seit 2022 Pflicht, nachdem der Europäische Gerichtshof dies per Gesetz im Jahr 2019 entschieden hat. Vielleicht ging die Einführung dieser Pflicht etwas lautlos vonstatten. Das würde erklären, warum bis heute zahlreiche Unternehmen Arbeits- und Pausenzeiten nicht aufzeichnen.
Was Viele nicht wissen: Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht werden geahndet. Nach der Verwarnung folgt das Bußgeld, nach dem Bußgeld eine Geld- oder gar Freiheitsstrafe. Kein Kavaliersdelikt also.
Dabei ist das primäre Ziel des Gesetzes schlichtweg, Transparenz zu schaffen. Zum Schutz von Arbeitnehmer:innen vor zu langen Arbeitszeiten und Überlastung. Und die Unternehmensseite profitiert ebenfalls: das Aufzeichnen der Arbeitszeiten sorgt für Planungssicherheit und vermeidet mögliche rechtliche Risiken.
Zeiterfassung schafft also nicht nur Vertrauen, sie ist auch völlig unkompliziert. Tatsächlich würde es ausreichen, mit Papier oder Excel-Listen zu arbeiten. Doch diese Methode ist fehleranfällig und kostet nicht nur Zeit, sondern vor allem Nerven.
Quellen:
https://www.bmas.de/DE/Service/Publikationen/Broschueren/a120-arbeitszeitgesetz.html
Doch auch Personalakten spielen eine wichtige Rolle im Betrieb – und wollen gepflegt werden:
- Bewahren Sie Arbeitsverträge in einen Ordner im Akten- oder Hängeregisterschrank auf?
- Wie und wo pflegen Sie eigentlich Änderungen zu den Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden?
- Wissen Sie, ob Krankenkasse und Bankverbindung noch stimmen?
- Sie möchten Ihren Mitarbeitenden vermögenswirksame Leistungen, ein Jobrad oder den Wellpass anbieten: wohin mit diesen Daten?
- Und wo befinden sich die Sozialversicherungsnachweise und Entgeltabrechnungen, die mehrheitlich digital als pdf-Dateien einlaufen?
Am Anfang ist es nur der Arbeitsvertrag – ein Papierwerk mit originalen Unterschriften. Später kommen vielleicht Geheimhaltungsvereinbarungen hinzu. Und natürlich Sozialversicherungsmeldungen und Gehaltsabrechnungen. Über die Jahre hinweg sammeln sich auf diese Weise viele Papier- und ebenso viele digitale Dokumente an.
Hinzu kommt: Nicht alle Mitarbeitenden denken daran, Änderungen wie z.B. bei der Bankverbindung rechtzeitig mitzuteilen. So kann es sein, dass eine Gehaltsüberweisung einfach zurückgebucht wird. Nun wissen Sie Bescheid – aber diese Information hat Sie Zeit und Mühe gekostet.
Auch in diesem Bereich steht eine Neuerung ins Haus. Ab 1. Januar 2027 müssen sämtliche sozialversicherungsrelevanten Dokumente elektronisch geführt und digital bereitgestellt werden. Diese Verpflichtung setzt sich zusammen aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV), dem 7. Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) und wird von der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) vervollständigt.
Das bedeutet, dass sämtliche Dokumente jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein müssen. Die Deutsche Rentenversicherung kann hier jederzeit Prüfungen durchführen. Alle Daten und Unterlagen sollten daher digital an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, der jederzeit zugänglich ist.
Quellen:
https://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html
